Il giornale dei lavori rappresenta il documento contabile con cui monitorare passo passo l’andamento tecnico ed economico di un’opera.
Durante l’esecuzione dell’appalto il direttore dei lavori ha la responsabilità del controllo contabile amministrativo. Egli provvede al controllo costante di tutte le lavorazioni eseguite mediante la redazione degli atti contabili.
Come ribadito anche dal nuovo decreto sulla direzione dei lavori – dm 49/2018 -, il direttore dei lavori effettua il controllo della spesa legata all’esecuzione dell’opera o dei lavori, attraverso la compilazione con precisione e tempestività dei documenti contabili, che sono atti pubblici a tutti gli effetti di legge, con i quali si realizza l’accertamento e la registrazione dei fatti producenti spesa.
A tal fine provvede a:
classificare e misurare le lavorazioni eseguite
trasferire i rilievi effettuati sul registro di contabilità al fine di definire il progredire della spesa.
Secondo il principio di costante progressione della contabilità, le attività di accertamento dei fatti producenti spesa devono essere eseguite contemporaneamente al loro accadere e, quindi, devono procedere di pari passo con l’esecuzione.
Il direttore dei lavori provvede all’accertamento e alla registrazione di tutti i fatti producenti spesa contemporaneamente al loro accadere, affinché possa sempre:
rilasciare gli stati d’avanzamento dei lavori entro il termine fissato nella documentazione di gara e nel contratto, ai fini dell’emissione dei certificati per il pagamento degli acconti da parte del RUP;
controllare lo sviluppo dei lavori e impartire tempestivamente le debite disposizioni per la relativa esecuzione entro i limiti dei tempi e delle somme autorizzate.
I documenti contabili e il giornale dei lavori
La contabilità dei lavori è l’insieme degli atti tecnico-amministrativi effettuati dall’ufficio di direzione dei lavori, aventi ad oggetto l’accertamento e la registrazione di tutti i fatti che producono spesa.
Gli atti contabili sono i seguenti:
giornale dei lavori
libretto delle misure delle lavorazioni e delle provviste
registro di contabilità e relativo sommario
stato di avanzamento dei lavori (SAL)
certificato di pagamento (emesso dal RUP)
conto finale dei lavori
Il giornale dei lavori secondo il dm 49/2018
Il giornale dei lavori è il documento in cui viene trascritto tutto ciò che accade in cantiere. L’art. 14 del dm 49/2018 disciplina in maniera compiuta gli elementi da annotare quotidianamente sul giornale dei lavori, ossia:
l’ordine, il modo e l’attività con cui progrediscono le lavorazioni;
la qualifica e il numero degli operai impiegati;
l’attrezzatura tecnica impiegata per l’esecuzione dei lavori;
l’elenco delle provviste fornite dall’esecutore, documentate dalle rispettive fatture quietanzate, nonché quant’altro interessi l’andamento tecnico ed economico dei lavori, ivi compresi gli eventuali eventi infortunistici;
l’indicazione delle circostanze e degli avvenimenti relativi ai lavori che possano influire sui medesimi, inserendovi le osservazioni meteorologiche e idrometriche, le indicazioni sulla natura dei terreni e quelle particolarità che possono essere utili;
le disposizioni di servizio e gli ordini di servizio del RUP e del direttore dei lavori;
le relazioni indirizzate al RUP;
i processi verbali di accertamento di fatti o di esperimento di prove;
le contestazioni, le sospensioni e le riprese dei lavori;
le varianti ritualmente disposte, le modifiche od aggiunte ai prezzi;
Ne discende quindi che lo strumento del giornale dei lavori debba riportare la “vita del cantiere” giorno per giorno e diventi effettivamente un documento nel quale entrino a far parte tutte le figure coinvolte a vario titolo nell’esecuzione dell’opera. Le modalità di mantenimento, le responsabilità ed i contenuti di questo elaborato sono fondamentali per una piena conoscenza dell’esecuzione dell’opera, sia per lo stesso direttore dei lavori che per la stazione appaltante.
Il direttore dei lavori verifica l’esattezza delle annotazioni sul giornale dei lavori ed aggiunge le osservazioni, le prescrizioni e le avvertenze che ritiene opportune, apponendo data e firma.
Il giornale dei lavori e la piattaforma elettronica aperta
Il giornale dei lavori, a seguito delle nuove regole, riveste un ruolo fondamentale per il controllo amministrativo contabile.
Diventa importantissimo il costante aggiornamento del giornale dei lavori, tenendo traccia di tutto ciò che accade. Il direttore dei lavori deve accertare e registrare i fatti producenti spesa, affinché possa sempre:
rilasciare gli stati d’avanzamento dei lavori entro il termine fissato dai documenti di gara e dal contratto, al fine di consentire l’emissione dei certificati di pagamento degli acconti da parte del RUP
controllare lo sviluppo dei lavori e impartire tempestivamente le disposizioni per la relativa esecuzione entro i limiti delle somme autorizzate
promuovere senza ritardo al RUP gli opportuni provvedimenti in caso di deficienza di fondi
La stessa norma prevede l’utilizzo obbligatorio, da parte delle stazioni appaltanti, di applicazioni software che consentano l’interscambio di dati, in modo da ottimizzare i flussi informativi tra gli attori dell’appalto (direttore dei lavori, coordinatore per la sicurezza in fase di esecuzione, Rup, collaudatori, impresa, ecc…).
Entrando nello specifico, il dm 49/2018 prevede all’art. 15 comma 1 che:
la contabilità dei lavori è effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici specifici, che usano piattaforme, anche telematiche, interoperabili a mezzo di formati aperti non proprietari, al fine di non limitare la concorrenza tra i fornitori di tecnologie, nel rispetto della disciplina contenuta nel presente regolamento e nel decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
L’obiettivo della nuova norma è proprio quello di favorire l’adozione di infrastrutture elettroniche aperte, operanti con formati standard, che consentano ai protagonisti dell’appalto di documentare l’andamento dell’esecuzione dell’opera, mediante una piattaforma in grado di garantire
autenticità
sicurezza dei dati inseriti
provenienza degli stessi dai soggetti competenti
Esempio di giornale dei lavori
Il giornale dei lavori deve contenere indicazioni su:
attività svolte
risorse impiegate;
l’attrezzatura;
l’elenco delle provviste;
circostanze e avvenimenti che possono influire sui lavori (condizioni meteo, ecc.);
disposizioni di servizio e ordini di servizio del RUP;
ordini di servizio del direttore dei lavori;
annotazioni delle relazioni indirizzate al RUP;
processi verbali di accertamento di fatti o di esperimento di prove;
contestazioni, sospensioni e riprese dei lavori;
varianti
eventuale documentazione fotografica